E-mailworkflow

Gebruik e-mailworkflows om je klanten automatisch op de hoogte te brengen van je galerijen. Laat ze weten wanneer de galerij online staat, wanneer ze afbeeldingen aan hun verlanglijst hebben toegevoegd maar nog niet besteld hebben, of wanneer de einddatum van de galerij nadert. Houd je klanten up-to-date en herinner ze per e-mail eraan hun favoriete afbeeldingen niet te vergeten — zodat ze de kans krijgen om je foto’s te kopen.
Let op: Het is niet mogelijk om een e-mail naar alle contacten te sturen; er moet altijd een triggergebeurtenis geselecteerd worden.
Bekijk onze videotutorial over E-mailworkflow voor een snelle introductie, of lees hieronder verder voor de volledige handleiding.

Gebruik een e-mailworkflow-sjabloon

Om een nieuwe e-mailworkflow aan te maken, open je de E-mailworkflow binnen het Verkooppaneel. Er is een sjabloon beschikbaar die je kunt gebruiken. Door erop te klikken worden de e-mails binnen die workflow weergegeven.

Om een nieuwe workflow te maken met dit sjabloon, klik je op de knop Dupliceren in de rechterkolom. Je moet de kopie vervolgens een nieuwe titel geven en op Doorgaan klikken. Een kopie van het sjabloon, inclusief de e-mails, verschijnt dan in het E-mailworkflowmenu, waar je de e-mails kunt aanpassen aan je wensen.

Maak een e-mailworkflow aan

Om een nieuwe workflow aan te maken, klik je op de knop Toevoegen in het E-mailworkflowmenu en voer je een Titel in voor je nieuwe e-mailworkflow, die alleen voor jou zichtbaar is. Als je klaar bent, klik je op Doorgaan. Er verschijnt een nieuw leeg E-mailworkflowmenu. In de rechterkolom zie je informatie over de laatste opslaaddatum en functies zoals Verwijderen en Hernoemen.

Maak een e-mail aan binnen een workflow

Zodra je in een e-mailworkflow zit, klik je op Toevoegen om je e-mail aan te maken en in te stellen.

Trigger: Kies welk evenement de e-mail activeert. De opties zijn:

• Toegevoegd aan verlanglijst: Er wordt een e-mail verzonden op basis van de ingestelde regels wanneer een klant afbeeldingen aan zijn verlanglijst toevoegt.
• Datum fotoshoot: E-mails worden verzonden volgens de datum van de fotoshoot en de ingestelde regels en dagen.
• Start verkoopdatum: E-mails worden verzonden op basis van de startdatum van de verkoop van de galerij.
• Einde verkoopdatum: E-mails worden verzonden op basis van de einddatum van de verkoop van de galerij.
• Na registratie: Er wordt direct een e-mail verzonden nadat de klant zich heeft geregistreerd. (afhankelijk van hoe je het instelt)
• Na een bestelling: E-mails worden geactiveerd wanneer er een bestelling wordt geplaatst volgens de ingestelde regel en dagen.
• Een product aan het winkelmandje toegevoegd: E-mails worden geactiveerd wanneer een product aan het winkelmandje wordt toegevoegd, volgens de ingestelde regels en dagen.
• Promotie vervalt: E-mail wordt verzonden op basis van de vervaldatum van de promotie.
• Na het toevoegen van nieuwe afbeeldingen: E-mails worden verzonden wanneer er nieuwe afbeeldingen aan de galerij worden toegevoegd. Om overlap te voorkomen, wordt de e-mail pas verzonden nadat er een uur is verstreken sinds de laatste upload. Als er binnen dat uur nog een afbeelding wordt geüpload, wordt de timer opnieuw gestart en begint er een nieuwe wachttijd van 1 uur. Als er binnen die tijd geen afbeeldingen meer worden geüpload, wordt de e-mail verzonden.

Regel: Bepaal wanneer de e-mail verzonden moet worden ten opzichte van de trigger. Je kunt kiezen uit Direct, Dagen ervoor of Dagen erna.
Dagen: Geef het aantal dagen op waarop de regel van toepassing is. Bijvoorbeeld: als de trigger Start verkoop is, de regel Dagen erna en je vult 3 dagen in, dan wordt de e-mail 3 dagen na de start van de verkoop verzonden.
Verzendtijd: Geef het verzendtijdstip van de e-mail op.
Ontvanger filteren: Hier kun je kiezen uit:

• Alle om de e-mail naar al je klanten te sturen, ongeacht hun bestelling.
• Besteld om de e-mail alleen te sturen naar klanten die een bestelling hebben geplaatst.
• Niet besteld om de e-mail te sturen naar klanten die nog niet besteld hebben.

Onderwerp: Vul het onderwerp van je e-mail in.
Bericht: Maak de inhoud van je e-mail. Je kunt de tekststijl aanpassen, alinea’s, links en afbeeldingen toevoegen zoals gewenst. Afbeeldingen mogen niet groter zijn dan 1000px aan de langste zijde. Verder raden we aan om Placeholders te gebruiken om details automatisch te personaliseren met informatie van elke klant en galerij. Deze functie is vooral handig voor Foto-opdrachten, omdat elke e-mail zo individueel gepersonaliseerd wordt voor elke klant. Het zorgt ervoor dat persoonlijke informatie en de juiste links voor elke deelnemer in elke e-mail staan. Het systeem haalt de benodigde gegevens uit reeds opgeslagen informatie. Door op de knop Placeholder te klikken, vind je verschillende opties, zoals:

• Klant volledige naam: Voegt de voor- en achternaam van de geregistreerde klant toe aan het bericht.
• Klant voornaam: Voegt alleen de voornaam van de klant toe aan het bericht.
• Klant achternaam: Voegt alleen de achternaam van de klant toe aan het bericht.
• Handtekening: Voegt je account-handtekening toe aan het bericht.
• 1 afbeelding: Voegt één miniatuurafbeelding van de eerste afbeelding in de galerij toe aan het bericht.
• 3 afbeeldingen: Voegt drie miniatuurafbeeldingen van de eerste drie afbeeldingen in de galerij toe aan het bericht.
• Deelnemer: Voegt de naam van de deelnemer toe aan het bericht.
• Datum fotoshoot: Voegt de datum van de fotoshoot toe zoals ingesteld bij de foto-opdracht.
• Einddatum bestellen: Voegt de ingestelde einddatum voor bestellen toe aan het bericht.
• Groepen (galerijen): Voegt de relevante groepgalerij toe aan het bericht.
• Inschrijven voor: Geeft aan voor welk type foto’s de deelnemer zich heeft ingeschreven.

Verzend test e-mail: Stuur voordat je afrondt een test e-mail om te controleren hoe alles eruitziet en pas indien nodig aan zodat het resultaat aan je verwachtingen voldoet.
Als alles goed staat, klik je op Opslaan. Je nieuwe e-mail verschijnt in het e-mailworkflowmenu dat je hebt aangemaakt, met de belangrijkste regels voor een snel overzicht. Je kunt zoveel e-mails toevoegen als je wilt.

Als je wijzigingen wilt aanbrengen in de e-mail, klik je op het moersleutelpictogram om het menu E-mail bewerken te openen. Hier kun je de e-mail ook verwijderen door op de prullenbakknop rechtsboven te klikken.

Gebruik e-mailworkflow

Om een e-mailworkflow te activeren in een Galerij of QR-galerij, ga je naar het menu Galerijen en open je de Galerij-instellingen van de gewenste galerij.

Zoek en selecteer binnen de Galerij-instellingen je gewenste workflow in het vak E-mailworkflow. Klik op Opslaan om je wijzigingen op te slaan. Zodra alles is ingesteld, ontvangen klanten die zich registreren voor je galerij automatisch de sjabloon-e-mail uit de geselecteerde workflow.

Voeg e-mails toe aan een actieve workflow

Je kunt e-mails toevoegen aan een actieve workflow. Deze e-mails worden echter niet met terugwerkende kracht verzonden. Ze worden alleen gebruikt voor toekomstige gebeurtenissen. Bijvoorbeeld: als een galerij nog 10 dagen online staat en je stelt een e-mail in om 7 dagen voor het einde van de verkoop te versturen, dan wordt deze verzonden zoals gepland als je hem voor het 7-dagenpunt aanmaakt. Voeg je de e-mail pas 5 dagen voor het einde toe, dan wordt hij niet verzonden.

Nieuwe gebruikersregistraties nadat de workflow is gestart

Wanneer een e-mailworkflow actief is en een nieuwe klant zich registreert voor een galerij, ontvangt deze alleen e-mails vanaf dat moment. E-mails over eerdere gebeurtenissen worden niet verzonden. Bijvoorbeeld: als een galerij al online is en een klant registreert zich nadat de workflow is gestart, ontvangt hij geen meldingen over eerdere gebeurtenissen, zoals het publiceren van afbeeldingen. Maar als de workflow een e-mail bevat die 7 dagen voor het einde van de verkoop wordt verzonden en de klant registreert zich voor dat 7-dagenpunt, dan ontvangt hij die e-mail zoals gepland.

Voor een compleet overzicht van Saal Photo Portal, bekijk onze volledige Photo Portal Setup Walkthroughs tutorials.