E-mail workflow

Gebruik e-mail workflows om je klanten automatisch te informeren over je galerijen. Laat ze weten wanneer de galerie online is, wanneer ze foto's aan hun verlanglijst hebben toegevoegd maar nog niet hebben besteld, of wanneer de einddatum van de galerie nadert. Houd je klanten op de hoogte en herinner ze er via e-mail aan dat ze hun favoriete foto's niet vergeten - zodat ze de kans grijpen om je foto's te kopen.
Bekijk onze Email Workflow video tutorial voor een korte introductie, of ga hieronder verder voor de complete handleiding.

Gebruik een e-mail workflow sjabloon

Om een nieuwe e-mailworkflow te maken, open je de E-mail workflow in het Verkooppaneel. Er is een sjabloon beschikbaar die je kunt gebruiken. Als je erop klikt, worden de e-mails binnen die workflow weergegeven.

Om een nieuwe workflow te maken met dit als sjabloon, klik je op de knop Dupliceren in de rechterkolom. Je moet dan het duplicaat een nieuwe titel geven en op Doorgaan klikken. Een kopie van de sjabloon, inclusief de e-mails, verschijnt dan in het E-mail Workflow menu, waar je de e-mail naar wens kunt bewerken.

Een e-mailworkflow maken

Om een nieuwe workflow te maken, klik je op de knop Toevoegen in het E-mail Workflow menu en voer je een Titel in voor je nieuwe e-mail workflow, die alleen voor jou zichtbaar zal zijn. Klik op Doorgaan als je klaar bent. Een nieuw leeg E-mail Workflow menu verschijnt. Een kolom aan de rechterkant toont informatie over de laatste opslagdatum en functies zoals Verwijderen en Hernoemen.

Een e-mail binnen een workflow maken

Eenmaal in een e-mailworkflow klik je op Toevoegen om je e-mail aan te maken en te configureren.

Trigger: Kies welke gebeurtenis de e-mail zal triggeren. De opties zijn:

• Toegevoegd aan verlanglijst: Er wordt een e-mail verzonden op basis van de geconfigureerde regels wanneer een klant afbeeldingen toevoegt aan zijn verlanglijst.
• Datum fotoshoot: E-mails worden verzonden op basis van de datum van de fotoshoot en de ingestelde regels en dagen.
• Start verkoopdatum: E-mails worden verstuurd op basis van de startverkoopdatum van de galerie.
• Einde verkoopdatum: : E-mails worden verstuurd op basis van de eindverkoopdatum van de galerie.
• Na registratie: Er wordt direct een e-mail verstuurd nadat de klant zich heeft geregistreerd. (dit hangt af van hoe je het configureert)
• Na een bestelling: E-mails worden verstuurd wanneer een bestelling wordt geplaatst volgens de ingestelde regel en dagen.
• Een product aan het winkelmandje toegevoegd: E-mails worden verstuurd wanneer een product wordt toegevoegd aan het winkelmandje, volgens de ingestelde regels en dagen.
• Promotie vervalt: E-mails worden verstuurd op basis van de vervaldatum van de promotie.
• Na het toevoegen van nieuwe afbeeldingen: Er worden e-mails verzonden wanneer er nieuwe afbeeldingen aan de galerij worden toegevoegd. Om overlappingen te voorkomen, wordt de e-mail pas verstuurd nadat er een uur is verstreken sinds de laatste afbeelding is geüpload. Als er binnen dat uur nog een afbeelding wordt geüpload, wordt de timer gereset en begint er een nieuwe wachttijd van 1 uur. Als er binnen die tijd geen afbeeldingen meer worden geüpload, wordt de e-mail verzonden.

Regel: Bepaal wanneer de e-mail moet worden verzonden in relatie tot de trigger. Je kunt kiezen uit Direct, Dagen ervoor of Dagen erna.
Dagen: Geef het aantal dagen op waarop de regel van toepassing is. Als de trigger bijvoorbeeld Start verkoop is, de regel is Dagen na en je voert 3 dagen in, dan wordt de e-mail 3 dagen na de start van de verkoop verzonden.
Tijd verzenden: Geef de verzendtijd van de e-mail op.
Filter ontvanger: Hier kun je kiezen tussen:

• Alle om de e-mail naar al je klanten te sturen, ongeacht hun bestelling.
• Besteld om de e-mail alleen naar klanten te sturen die een bestelling hebben geplaatst.
• Niet besteld om de e-mail naar klanten te sturen die nog geen bestelling hebben geplaatst.

Onderwerp: Voer het onderwerp van je e-mail in.
Bericht: Maak de body van je e-mail. Je kunt de tekststijl aanpassen en alinea's, links en afbeeldingen toevoegen. Afbeeldingen mogen niet groter zijn dan 1000px op de langste zijde. Verder raden we aan om Placeholders te gebruiken om automatisch details te personaliseren met informatie van elke klant en galerij. Deze functie is vooral handig voor Foto Opdrachten, omdat zo elke e-mail individueel kan worden aangepast voor elke klant. Het zorgt ervoor dat gepersonaliseerde informatie en de juiste links voor elke deelnemer in elke e-mail worden opgenomen. Het systeem haalt de benodigde gegevens uit informatie die al is opgeslagen. Door op de knop Placeholder te klikken, vind je verschillende opties, zoals:

• Volledige naam klant: Voeg de voor- en achternaam van de geregistreerde klant in het bericht in.
• Voornaam klant: Voeg alleen de voornaam van de klant in het bericht in.
• Achternaam klant: Voeg alleen de achternaam van de klant in het bericht in.
• Handtekening: Voeg de handtekening van je account toe aan het bericht.
• 1 afbeelding: Voeg één miniatuurafbeelding van de eerste afbeelding in de galerij toe aan het bericht.
• 3 afbeeldingen: Neem drie miniatuurafbeeldingen van de eerste drie afbeeldingen in de galerij op in het bericht.
• Deelnemer: Voeg de naam van de deelnemer toe aan het bericht.
• Datum fotoshoot: Voeg de datum van de fotoshoot toe zoals geregistreerd in de instellingen van de fototaak.
• Einddatum bestelling: Neem de geconfigureerde einddatum van de bestelling op in het bericht.
• Groepen (galerijen): Voeg de relevante groepsgalerij toe aan het bericht.
• Registreren voor: Geef het type foto's aan waarvoor de deelnemer zich heeft ingeschreven.

Test e-mail versturen: Stuur, voordat je de laatste hand legt aan de configuratie, een test e-mail om de look en feel te controleren en eventueel aanpassingen te doen om ervoor te zorgen dat het resultaat aan je verwachtingen voldoet.
Eenmaal geconfigureerd, klik je op Opslaan. Je nieuwe e-mail verschijnt in het e-mail workflow menu dat je hebt gemaakt, met de belangrijkste regels voor een snel overzicht. Je kunt zoveel e-mails toevoegen als je nodig hebt.

Als je wijzigingen in de e-mail wilt aanbrengen, klik je op het moersleutelpictogram om het menu E-mail bewerken te openen. Van hieruit kun je de e-mail ook verwijderen door op de prullenbakknop rechtsboven te klikken.

E-mail workflow gebruiken

Om een e-mailworkflow in een Galerij of QR-Galerij te activeren, ga je naar het menu Galerijen en open je de Galerijinstellingen van de gewenste Galerij.

Zoek en selecteer in de Galerij-instellingen de gewenste workflow in het vak E-mail workflow. Klik op Opslaan om je wijzigingen op te slaan. Eenmaal geconfigureerd, zullen klanten die zich registreren voor je galerie automatisch de sjabloon e-mail van de geselecteerde workflow ontvangen.

E-mails toevoegen aan een actieve workflow

Je kunt e-mails aan een actieve workflow toevoegen. Deze e-mails worden echter niet met terugwerkende kracht verzonden. Ze worden alleen gebruikt voor toekomstige gebeurtenissen. Als een galerie bijvoorbeeld nog 10 dagen online is en je stelt in dat er 7 dagen voor het einde van de verkoop een e-mail verzonden moet worden, dan zal deze volgens planning verzonden worden als hij voor de 7-dagen aangemaakt wordt. Als je de e-mail echter 5 dagen voor het einde van de verkoop toevoegt, wordt hij niet verzonden.

Nieuwe gebruikersregistraties nadat de workflow is gestart

Als een e-mailworkflow actief is en een nieuwe klant zich registreert voor een galerie, dan ontvangt hij alleen e-mails vanaf dat moment. E-mails met terugwerkende kracht worden niet verstuurd. Als een galerij bijvoorbeeld al online is en een klant registreert zich nadat de workflow is gestart, dan zullen ze geen meldingen ontvangen over gebeurtenissen in het verleden, zoals wanneer afbeeldingen zijn gepubliceerd. Als de workflow echter een e-mail bevat die 7 dagen voor het einde van de verkoop moet worden verzonden en de klant registreert zich voor die 7 dagen, dan ontvangt hij die e-mail zoals gepland.

Bekijk voor een volledig overzicht van Saal Photo Portal onze volledige Tips & Tricks voor het instellen van Saal Photo Portal.